たった5分で効率化!アジェンダが会議を変える


この記事の所要時間: 330秒 〜 430秒程度(2005文字)


中小企業診断士の佐々木孝です。
 
「会議が多すぎて仕事にならない」というのはビジネスマンの決まり文句ですが、苦情を言ってみたところで何も変わりません。会議漬けの悪循環から脱したいのなら、会議の時間を短縮し、更に一つ一つの会議の成果を大きくするよう自ら仕掛ける必要があります。とは言え、そんな大袈裟なことではありません。会議の前に5分でアジェンダを準備する。これだけで会議の効率は驚くほど変化するのです。
 

photo credit : jonas_k via photo pin cc

photo credit : jonas_k via photo pin cc

 


アジェンダとは


会議でアジェンダというとき、それは議事項目の一覧を示します。
例えば、こんな感じです。

◯◯◯戦略会議

 ●日時 :2012年06月29日 14:00〜16:00
 ●場所 :5階A会議室
 ●参加者:B部長、C課長、Dさん、Eさん

□新商品Eについて
 ・前回決定事項の確認(コンセプト、チャネル、販売価格など)

 ・発売時期、広報戦略の検討・決定

 ・懸案事項の洗い出し

 ・・・・

 ・・・

 ・・

 ・

 
あまりゴチャゴチャ書かず、会議で「報告したいこと」「議論したいこと」「決定したいこと」を短い言葉で表現するのがポイントです。
 


アジェンダ活用のコツ


そもそも佐々木がアジェンダ好きになったのは、毎回の打ち合わせに必ずアジェンダを用意する取引先があり、その効果を目の当たりにしたからです。自分もそうだったのですが、会議でのアジェンダ活用を勧める記事や書籍は読んでもその効果はなかなか伝わりません。アジェンダは、騙されたつもりでまず一度試してみて、その効果を実感することが大切です。
 
さて、会議術のマニュアル等に書いていあることを繰り返しても仕方ないので、ここでは佐々木が実感したアジェンダ活用のコツを3つご紹介しましょう。
 
 会議をデザインする 
一番大切なのは会議の目的をはっきりさせ、その目的に必要な議事項目を選び、各項目の取り上げ方を決めることです。
 
どうでもいい報告が続けば参加者は飽きてしまいます。ダラダラと長い報告は参加者のやる気を奪います。議論ばかりをしていても時間が無駄になるだけです。ゼロからの議論や終着点の見えない議論は何としても避けなければなりません。参加者が最終決定権を持たない事項について仮決定しようとするのは意味のある行為でしょうか。
 
つまり、これらを考えた上で会議をデザインするわけです。
ポイントは会議の大きな流れを考えた上で、各議事の作業内容(報告、議論、決定等)、担当者、時間配分を明確にすることです。担当者等をアジェンダに記入するかどうかは会議のタイプ次第ですが、事前に決めておくことが大切です。
 
とは言え、アジェンダ作成に悩んでその作業に時間を取られてしまったのでは本末転倒です。時間を決めて、5分程度でサクッとつくってしまうのがオススメです。
 
 最初にアジェンダを説明する 
アジェンダをつくったら、会議の最初にその説明をすることが有効です。
要は「今日の会議はこんなに大変」だとアピールするのです。多くの場合、会議に取れる時間は決まっていますから、これをすることで枝葉末節の議論を防ぐことができます。また、会議の全体像が見えることで、スムーズな進行が期待できます。
 
 アジェンダの効果を参加者に実感させる 
もう一つ大切なのが、アジェンダの効果を知らしめることです。アジェンダを用意しても、それを無視して議論が進んでしまっては意味がありません。参加者がアジェンダに沿って話をするためには、その価値を共有することが必要なのです。
 
このためにできることは、アジェンダの事前送信です。議事の漏れ等を確認するため、アジェンダを会議の前にメールで送るのです。これをすると、会議の前に準備や心構えができるため、アジェンダの価値を認識するようになります。担当者を書き込んだ場合には、各参加者の役割を周知するのにも役立ちます。
 
更に、事後に簡単な議事録を送信する作業も有効です。アジェンダの項目を元に、決定事項やToDoを書き込みます。これを貰えば会議でやったことが簡単に共有できるため、これを嫌がる人はいません。そして、議事録とアジェンダが対応することで、アジェンダの効果が実感できるのです。
 


まずはお試しあれ


いろいろ書きましたが、いかがでしょうか。
 
アジェンダは議論より実践です。
ぜひ、お試しください。

  1. コメントありがとうございます。
    最初はアジェンダをつくる時間がもったいないと思うのですが、実際に使ってみると、その効果の大きさで相殺されることに気付きます。
    ぜひ、ご活用いただき、アジェンダの素晴らしさを実感していただければ幸いです。

    • 株式会社 岩佐英二
    • 2014年 6月27日

    アジェンダがどうのと最近会議で飛び出して来てます
    意味が今一分からず検索したらこちらがヒットし
     効果の面で議事録送信が「共有」に大変役立つを見て
    大いに同感!共有雰囲気作りに苦労していた最中だった
    ので大変参考になります 使わせていただきます

  1. トラックバックはまだありません。

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.