エクセルファイルの20〜40%にミスがある


この記事の所要時間: 210秒 〜 310秒程度(1323文字)


中小企業診断士の佐々木孝です。
 
『分析力を武器とする企業』(トーマス・H・ダベンポートほか/日経BP社)という本で知ったのですが、個人が作成したスプレッドシートには20〜40%の確率でエラーが発生するそうです。スプレッドシートと言えばエクセルですから、「エクセルファイルの20〜40%にミスがある」ということになります(雑な言い換えですが)。
 
今の時代、大企業でも中小企業でも、多くの企業がエクセルを使って作成したデータを元にさまざまな作業や意思決定をしています。そのうちの10回に2〜4回は間違ったデータに基づいて判断していることになってしまうのですから、恐ろしいことです。
 

photo credit : gonzalo_ar via photo pin cc

photo credit : gonzalo_ar via photo pin cc

 


対策はいろいろ考えられるが・・・


この問題にどう対処したらいいのでしょうか。
 
例えば、

 ・数値の入力ミスを防ぐため、データ入力部分は二度打ちして比較する
 ・完成したファイルを作成者とは別の人がチェックする仕組みをつくる
 ・数式部分を変更できないようにしたファイルで作業させる
 ・技術的なミスが起きないよう従業員のエクセルスキルを向上させる

などが考えられます。
 
ただ、多くの企業でこれらの対処をしているようですが、自分が見る限り効果は限定的です。抜本的な対策ではない対症療法に過ぎないからでしょう。
 
「自社の業務に合わせた専用アプリケーションを開発してエクセルの使用をやめる」という代案は抜本的と言えますが、これはオススメできません。専用アプリでは作業の自由度が減ってしまうため、結局はエクセルを併用することになってしまうからです。
 


「データは間違っている」を前提に!


では、どうすればいいのか。
それは「データを信じ過ぎない」ことです。
 
「計算間違いをしないエクセルを使用するからミスはない」という過信が一番の問題です。データをつくる人も使う人も、データやアプリケーションに詳しくない人ほどこの過信が大きいようです。エクセルがいくら有能でも作業をするのは人間です。そして人間は必ずミスをします。これを心得た上で作業をしたり、判断をしたりすることがミスを大きくしない秘訣なのではないでしょうか。
 
自分の場合、つくったファイルを何度も何度もチェックします。数式を何度も見なおしたり、一つの数値を算出するに複数の計算方法で検算したりです。その結果、ミスは他人よりも少ないようです。ポイントは、誰に言われるわけでもなくチェックをするところです。エクセルはミスをしやすいということを自覚しているからこういう行動をします。そして、この自覚こそがミスを防ぐために重要なのです。
 
精神論のようで恐縮なのですが、「人間が作成したデータは間違っていることも多い」、これを前提に作業することが、解決への近道のように思います。

  1. コメントはまだありません。

  1. トラックバックはまだありません。

This blog is kept spam free by WP-SpamFree.