Dropbox共有フォルダに必要な3つのルール


この記事の所要時間: 350秒 〜 450秒程度(2180文字)


Dropboxはかなり便利なツールだ。
フォルダに放り込むだけでバックアップになるし、そのフォルダを共有すれば複数のパソコンや複数の人たちが同じデータにアクセスできるようになる。一度使い出したら最後、二度と離れられなくなってしまう。最近は、誰と一緒に作業をするにしても「じゃあ、Dropboxで」となる。
 
一方で、Dropboxは使い難い。
共有フォルダの管理がなかなかうまくいかないのだ。多くの人が思い思いにファイルをつくると、似たような名前のファイルが増えてしまい収拾がつかなくなる。「必要なファイルが見つからない」、「最終版を使った筈なのに、実は再修正版があった」などの経験は、誰にでもあるだろう。フォルダの共有をやめるとき、必要かどうかわからない意味不明なファイルが大量にあって途方に暮れることもある。
 
Dropboxでは古いバージョンのファイルを一定数呼び出すことができるので、「ファイルが無くなった」、「上書きされてしまった」という最悪のトラブルは少ない。でも、この共有フォルダの管理不全によって、多くの無駄な作業が発生しているのも間違いないだろう。この状態を放置すれば、いつの日か悲劇を招くことになり兼ねない。
 
そう、Dropboxのフォルダ共有を有効活用したいなら、事前にファイル管理のルールを決めておくことが大切になる。いくら便利なツールでも、使い方を間違えればトラブルの温床になってしまうからだ。今回は、このルールについて考えてみた。
 

photo credit : Lightmash via photopin cc

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みんなの「よかれ」が混乱を招く


ルールづくりを提案しても、「一人一人が責任をもってやれば充分」、「みんな大人なんだからどうにかなる」という反論が出る。確かに、共有フォルダだからといって無責任にファイルをつくったり、勝手に他人のファイルを削除したりするような人はほとんどいない。むしろ、誰もが他のメンバーを思いやり、共有フォルダを少しでも良い状態に保てるよう「よかれ」と思って行動する。
 
しかし、実際にはこれが却って混乱を招く。
人によってファイル管理の流儀が違うため、メンバーが気を使えば使うほど訳がわからなくなるのだ。あるファイルには作成者名が付き、あるファイルにはバージョンが入り、あるファイルには作成日が書かれている。ファイル名に日付が入っていても作成日か最終更新日かわからないこともあるし、バージョンの付け方は各自バラバラだ。そのうち「最終報告書_20130217訂正版Ver1.2」などといった意味不明のファイル名ができあがる。
 
いい加減なファイル管理をする人がネックになっているのなら、それを改めさせればいい。しかし、共有フォルダで起きる混乱の多くは、各人が「よかれ」と思ってやっていることの集合なので責任感や大人の判断では解消されない。
 
やはりルールが必要なのだ。
 


共有フォルダに必要なルールは・・・


そこで、Dropboxでフォルダ共有するときに必要なルールを考えてみた。
 
 フォルダ構造の明確化 
共有フォルダの直下にたくさんのファイルが入ると、何がなんだかわからなくなる。
 
これを防ぐためには、大きな作業単位でフォルダをわけて、その下に書類ごとのフォルダがある明確なフォルダ構造をつくるといい。その上で、各フォルダを作成した人をそのフォルダの管理者とすれば、混乱は概ね回避できる筈だ。
 
 ファイル数の削減 
共有フォルダでの作業で、他のメンバーがつくったファイルを変更したとき、上書き保存はやり難いと思う人が多いのではないだろうか。前に作業した人の成果を台無しにし兼ねないなどと気を使い、別ファイルで保存することになる。しかし、これを繰り返すとファイルばかり多くなって、混乱に拍車が掛かる。できる限り最終版のファイルのみを残すようにした方がいいのだ。
 
また、共同で作業すると「もしかすると役に立つかも」くらいのファイルも残しておくと判断する傾向があるようだ。良く解釈すれば責任感のあらわれだが、大体の場合、そういうファイルは役立たない。余計なファイルをアップしないというルールも有効だろう。
 
 ファイル名の付け方の統一 
日付や作成者を入れると、ファイル名の視認性が低くなり、また上書きもやり難くなる。これらを入れない、ファイル名は可能な限り短くする工夫も大切だ。
 


後はブラッシュアップあるのみ


偉そうに3つのルールを書いたが、何もこれが正しいという訳ではない。常識的に考えただけで根拠らしい根拠はない。
 
しかし、間違いないのは、それでもルールは無いより有った方がいいということだ。何も叩き台がなくては議論のしようもない。叩き台さえつくれば、後は実際に運用する中でブラッシュアップするだけだ。
 
Dropboxの共有フォルダに使い難さを感じているなら、まずはルールを提案してみたらいかがだろうか。

    • しろうと
    • 2014年 1月7日

    新しいパソコンになり、データ移動のことを考えてました。

    知人ともメール添付で必要なデータをやりとりしていましたが、こうなると便利ですね。
    不特定多数で管理するときのルール作り!!しろうとなので参考になります。

    ありがとうございました(^^)/

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