Dropbox、共有の手順はコレだ!


この記事の所要時間: 620秒 〜 720秒程度(3401文字)


本サイトのアクセス数が増えている。
先日書いた通りGoogle著者情報の効果もあるが、Dropbox共有フォルダに必要な3つのルールがアクセスを集めている影響が大きい。「dropbox 共有」でGoogle検索すると、かなり上位に表示されることが原因だ。今調べたら9番目、一時期は3番目に表示されていた。Googleの検索結果はカスタマイズされているので人によって違うものの、上位に表示されることは間違いないらしい。
 
ただ、一つ困った問題がある。
肝腎のヒットした記事は、たぶん検索した人が求めている内容とフィットしていないのだ。「dropbox 共有」で検索する人は、Dropboxでのフォルダ共有方法を知りたいのだと思われる。しかし、本サイトにある記事は共有できたことを前提に、その先の運用ルールが書かれている。運用ルールの方が大切だという考えに変わりはないが、これでは記事にがっかりしてすぐに離れてしまう人が多いだろう。
 
そこで今回は、Dropboxでのファイル共有ノウハウを書いてみることにする。
 

photo credit : ilamont.com via photopin cc

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手順は5ステップ


まずは作業全体の流れを示す。
 

 1 アカウントを作成する
 2 専用アプリを準備する
 3 共有を依頼する
 4 共有を確認する
 5 共有をやめる

手順は5ステップだ。ここでは、共有をお願いする側の立場で順に説明するので、必要なところだけかいつまんで読んで欲しい。
 
もし反対の立場、つまり、これまでDropboxを使ってない人が突然届いたフォルダ共有依頼に困っているなら、1と2を行なって承認するしかない。もちろん、相手を知っている場合に限るが。
 


手順1 アカウントを作成する


他のサービスと同じように、Dropboxでもまずアカウントをつくる必要がある。
 
作業は簡単でDropboxにアクセスして、姓、名、メールアドレス等を入力し、「登録する」ボタンを押すだけだ。登録専用の画面がないので面食らう人もいるかも知れないが、トップ画面で直接登録ができるようになっている。
 
何もおそれることはない。ここはただただ画面の指示に従えばいい。それだけだ。
 


手順2 専用アプリを準備する


次に、Dropboxの専用アプリケーションをダウンロードする。
 
専用アプリがインストールされていないパソコンからDropboxにアクセスすれば、アプリケーションのダウンロードを促される。WindowsかMacかなどOSの判断は勝手にしてくれるので、画面にある「ダウンロード」を押せばいい。環境によっては、アカウントを作成したときにそのままインストールがはじまる可能性がある。これも特に問題ないので画面の指示に従えば充分だ。
 
ファイルがダウンロードされたらインストーラーを立ち上げよう。
インストールを開始し、アカウントの有無には「すでにDropboxアカウントを持っています」と答え、まずは「2GB 無料」、「標準」設定を選べばいい。ユーザー名とパスワードは手順1で登録した内容を入力する。
 
インストールが終了したら、指定した場所にDropboxフォルダができる。ここにファイルを放り込むと、インターネット上のDropboxにも同じファイルがコピーされる仕組みだ。自分のパソコン上のDropboxにあるファイルを削除したら、インターネット上のDropboxでもファイルは消されてしまう。多少のタイムラグはあるものの、両社の内容が同じになるようになっている。パソコン上、インターネット上どちらかのファイルだけ消すことはできない。ここに注意が必要だ。
 
複数台のパソコンやスマートフォンに専用アプリケーションをインストールした場合も、ファイルの同期が行なわれる。Dropboxフォルダ内に限っては、「あのパソコンにファイルがあるので、こっちのパソコンでファイルを消しても大丈夫」とはならない。
 


手順3 共有を依頼する


さて、ここが肝腎の共有の依頼方法となる。しかし、ここも気が抜けるほど簡単だ。
 
まずは、Dropbox内に共有させたいフォルダをつくる。これは、自分のパソコン上で普通にフォルダをつくるだけいい。何も特別なことはない。
 
フォルダができたらそれを選択して、右クリックで「Dropbox→このフォルダの共有…」を選べばいい。

ブラウザでインターネット上のDropboxが開くので、「このフォルダにメンバーを招待する」に招待したい人を入れることになる。ここがDropboxの不親切なところで、メンバーの何を入力すればいいか書いてないが、メールアドレスを入れるようになっている。
 
アドレスブックやエクセルにあるメールアドレスのリストだったら、まとめてコピーして貼り付けてみることをオススメする。どのアプリケーションが対応しているかはわからないが、大体は勝手にうまく貼り付けてくれるので試してみる価値はあるだろう。
 
後は、その下にある「メッセージを追加」欄に、フォルダ共有をお願いする旨を書いて、「フォルダを共有」ボタンを押すだけだ。すると、入力したメールアドレスに共有依頼のメールが発信されることになる。そのメールで、相手が共有を承認してくれれば、フォルダの共有ができたことになる。
 


手順4 共有を確認する


フォルダ共有を依頼した相手が共有を承認すると、そのことを知らせるメールが届くようになっている。
 
しかし、フォルダ共有をする相手が多いと誰が共有済みなのかわからなくなり、齟齬が生じることも多い。その場合は、インターネット上のDropboxにアクセスして、共有フォルダを開くといい。共有しているフォルダのアイコンの下に、既に共有済みの数名の名前と共有している人数が表示される。更に、右側にある「オプション」ボタンを選べば、どのメールアドレスが共有をしたかわかるようになっている。
 
フォルダの共有を急ぎたいなら、「承認待ち」となっているメールアドレス宛に催促メールを送ればいい。
 


手順5 共有をやめる


共有フォルダでの作業が終わったら、共有を解除した方がいい。共有したままにしておくと、誰かが間違ってファイルを削除してしまったとき、自分のパソコンのDropboxのファイルまでなくなってしまう。これは危ない。
 
フォルダの解除は、インターネット上のDropboxから行なう。
これまた共有→オプションと選び、そこで「フォルダ共有の解除」を押すことになる。自分のパソコンにファイルを残すか聞いてくるので、これは確実に保存にしよう。共有を依頼した側が共有を解除すると、共有相手のDropboxから当該フォルダは消えてしまう。万が一、共有相手がファイルを見返そうとしてもできなくなってしまうのだ。共有相手がファイルを欲しいといったときに対応できるよう、ファイルを残す必要がある。
 
できれば、共有を解除する前に、そのことを知らせるメールを送ったほうが親切だ。後から、「このファイルが欲しい」等の連絡に対応する必要がなくなるので、かえって手間が省けることにもなるだろう。
 


Dropboxを積極活用しよう!


以上、やや長くなったが、Dropboxのフォルダ共有方法となる。

自分から共有をお願いすると、相手がはじめてDropboxを使う人の場合、自分のDropbox容量が増加することになる。友達をDropboxに招待したと解釈されて、一人あたり500MBの容量がもらえるのだ。まあ、それだけが利点ではないが、自分からファイル共有を仕掛けて、作業を効率化するといいだろう。
 
テキストベースで味気ないが、太字のみ読むだけで大筋はわかるようにした。
これを読んでDropboxを積極活用していただければ幸いだ。

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