Googleグループのはじめ方


この記事の所要時間: 340秒 〜 440秒程度(2098文字)


Yahoo!グループがサービスを終了する。5月28日(水)の終了が広くアナウンスされているが、それは「全コンテンツ消去」の期限。4月16日(水)には「掲示板メッセージの投稿、返信、削除」ができなくなるので、ここが実質的な終了期限となる。猶予はあと1か月。メーリングリストを維持したいなら、新たなサービスを探さなくてはならない。場合によっては、メーリングリストメンバーとの「つながり」が切れてしまうからだ。
 

つながり

Photo credit : rosmary / CC BY

 
乗り換え先の代替サービスを迷っている人も多いようだが、ここはGoogleグループの一択で問題ないだろう。最善の選択肢かどうかはわからないものの、充分に事足りる。少しでも良いサービスを使いたいのはやまやまだが、そこに時間を掛けるよりとっとと乗り換えた方が得策だ。
 
さて、浮世の義理でGoogleグループのメーリングリストをいくつかつくった。
折角なので、Googleグループのはじめ方を紹介する。
 


乗り換えは3ステップ


最初に乗り換え作業の概略を示すと、次の3ステップになる。

 (1)Googleアカウントを作成

 (2)新しいGoogleグループを作成

 (3)グループにメンバーを登録

(1)のGoogleアカウントは既に持っている人も多いので、実際には2ステップと考えることもできる。Googleグループの作成は至極簡単だ。ここでも(2)と(3)のみを説明する。
 
(2)新しいGoogleグループを作成 
作業はGoogleにログインした状態で、Googleグループのページを呼び出すことからスタートする。Googleのトップページ右上にある「アプリ」メニュー(3×3の四角のアイコン)から「もっと見る」 → 「さらにもっと」とたどるとアプリの一覧が出てくるので、ここでGoogleグループを探せばいい。この遷移が億劫だったら、当該ページに直接アクセスしても構わない。
 
Googleグループ
 
ここで「グループを作成」を叩けば、後はグループ名などを入力して「作成」ボタンを押すだけ。特に迷いなく作業できる筈だ。説明が必要なのは最後の「基本的な権限」の部分ぐらいだろうか。クローズドなグループをつくりたいなら、「グループに参加」を「誰でも申し込み可能」から「招待されたユーザーのみ」に変えておくと良い。「トピックの表示」と「投稿」はデフォルトで「グループのすべてのメンバー」のみに許可されているので、グループの参加者さえ「招待されたユーザーのみ」に限定しておけば、情報漏れなどが防げることになる。
 
Googleグループ
 
(3)グループにメンバーを登録 
グループが完成したら、次はメンバーを登録することになる。Googleグループのトップページから「マイグループ」→ 「作成したグループ」とたどり、ページ右上の設定メニューから「グループ設定」を選べばいい。そうすると左側に「メンバー」というメニューが出てくるので、これを開いて「メンバーを招待」か「メンバーを直接追加」を選ぶ。後はメールアドレスを追加して、招待メッセージを付けて「追加」するだけだ。一度に10人しか追加できないのが面倒だが、これは仕様なので仕方がない。いちいち出てくるCAPTCHAにつきあって粛々と追加するしかない。
 
なお、Yahoo!グループからの乗り換えの場合、メンバーのメールアドレスはYahoo!側からダウンロードできる(ただし権限によっては不可)。「グループメンバー」→「 CSV形式でダウンロード」とすればいい。文字化けするかも知れないが、メールアドレス部分は化けないし、表示メニュー等からエンコードを変更することで文字化けの解消も可能だ。メールアドレスの打ち込みは間違いの元なので、ダウンロードをオススメする。
 


後回しにしての「時間切れ」は最悪手


上記のように、Googleグループへの乗り換え自体は大した作業じゃない。大変なのは、メーリングリスト乗り換えの合意を取り付けることの方だろう。要は仕切りの問題だ。メーリングリストの活用頻度にもよるだろうが、「そもそもメーリングリスト自体を残すべきか」、「ほとんど参加していないメンバーをそのまま引き継ぐべきか」などの判断は難しい。これをメールで提案するのは乗り気がしないので、ついつい後回しになってしまう。乗り換え先の選択が難航するのは、ここに原因があるかも知れない。
 
ただ、後回しにして「時間切れ」になるのが最悪手なのは間違いない。放っておけば自然消滅するが、それでは礼を失している。自分が参加しているYahoo!グループがあるのなら、少し億劫でも何らかのアクションを起こした方がいいだろう。厄介ごとを引き受ける覚悟が必要だが、自然消滅よりは良いように思う。

    • rokuro
    • 2014年 4月15日

    わざわざ調べて頂きありがとうございます!
    「グループ管理者に関するよくある質問」、検索して見つけたのですが、これがGoogleAppsの方にあるヘルプで、Googleグループの方にはない、っていうのがわかりにくいですよね。

    他の記事も興味深いのでちまちまと読んでおります。
    これからもどうぞよろしくお願いいたします。

  1. ご質問ありがとうございます。

    無償版の場合、Googleグループの上限は100名とのことです。
    私も知らなかったのですが、大きなグループをつくるときは注意が必要なようです。
    勉強になりました。

    【参考】
     グループ管理者に関するよくある質問
     https://support.google.com/a/answer/167085?hl=ja

    100名の子グループをいくつもつくり、それらをメンバーとした親グループをつくれば上限を破れそうに思いますが、うまく動作するかはわかりません。

    以上、お役に立てば幸いです。
    今後とも「ささびず」をよろしくお願いします。

    • rokuro
    • 2014年 4月14日

    はじめまして。
    googleグループにお詳しいようなので質問してもよろしいでしょうか?

    Yahoo!グループから乗り換えようとしているのですが
    (書かれている通り「時間切れ」になりそうで慌てています)
    googleグループのヘルプを見ても人数の上限が書かれていないようです。
    何人まで登録可能かご存知でしたら教えて頂けますと幸いです。
    よろしくお願いいたします。

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